Chapitre 3

Les outils d’organisation

Les outils numériques d’organisation existent depuis plusieurs années. Nous les avions appréhendés dès 20133. Depuis, leur utilisation s’est amplifiée et de nouvelles plateformes ont vu le jour.

Ce type d’outil dépend du caractère de chacun. Certains y adhéreront, d’autres moins. À vous d’utiliser ces outils en fonction de votre poste et de votre structure. Néanmoins, avoir trop d’outils d’organisation ne pourra que nuire à votre productivité. Choisissez donc un nombre limité d’outils en adéquation avec vos besoins.

N’oubliez rien grâce à la to-do list

Une to-do list, ou liste de tâches, est un procédé qui se veut simple et efficace pour gérer les tâches d’un projet. Ces tâches peuvent être indépendantes ou devoir, au contraire, être accomplies dans un certain ordre.

Il existe plusieurs logiciels vous permettant de gérer une liste de tâches à faire.

Ce type de logiciel vous permet d’obtenir des rappels ou encore d’organiser par ordre de priorité vos différentes tâches.

Todoist

Avec Todoist, vous aurez l’esprit tranquille en ajoutant toutes vos tâches à votre to-do list (où que vous soyez ou quel que soit l’appareil utilisé).

Cette application créée il y a 15 ans propose plusieurs fonctionnalités :

- Organiser et visualiser vos tâches.

- Fixer des niveaux de priorités.

- Programmer des rappels.

- Personnaliser l’affichage de vos tâches.

- Mesurer vos progrès de productivité.

Il existe une version gratuite qui vous permet de gérer vos tâches sur 5 projets.

Il existe une version payante à 3 € par utilisateur et par mois qui permet de travailler sur 300 projets et une à 5 € par mois qui permet de travailler sur 500 projets.

Swift To-Do List Lite

L’application Swift To-Do List Lite est un gestionnaire de tâches pour mobile pratique et facile à utiliser. Il est important de noter que cette application est en anglais.

Cet outil a connu son succès pour sa version compatible sur Windows. Mais il existe aujourd’hui également en version mobile.

Swift To-Do List Lite a pour principale fonction d’organiser les tâches de l’utilisateur. Il peut y noter toutes les tâches qu’il doit effectuer dans la journée et dans les jours à venir. Mais aussi, il n’y aura plus de risque de concomitance de deux ou plusieurs tâches.

L’utilisateur a la possibilité de personnaliser l’application notamment la sélection des tâches. Il peut régler le niveau de priorité, les types de tâches ainsi que les dates d’échéance et de rappel.

L’application Swift To-Do List Lite dispose d’une option qui permet d’effacer toutes les tâches achevées. De cette manière, la liste de tâches sera mise à jour automatiquement.

Apposez des post-it numériques sur votre ordinateur

Simple Sticky Notes

Simple Sticky Notes est une application de post-it virtuels grâce à laquelle vous pouvez « coller » des petites notes colorées sur l’écran de votre ordinateur afin de rien oublier. Une fois installé, Simple Sticky Notes se fait rapidement oublier en allant se placer directement dans la barre d’icônes cachées.

Pour utiliser les petites notes autocollantes colorées, il suffit soit de cliquer directement sur l’icône affichée dans le barré d’icônes citée précédemment, soit utiliser le raccourci clavier Alt + N depuis le bureau de Windows.

Les notes créées avec cet outil s’affichent alors directement sur votre écran d’accueil. Vous pouvez ensuite personnaliser la couleur, modifier leur opacité, paramétrer une alarme, etc.

L’application installée par défaut sur Windows 8 et Windows 10 peut être une solution satisfaisante. Mais, si vous devez gérer un grand nombre d’informations et de rappels en tout genre, Simple Sticky Notes peut jouer le rôle d’un outil complémentaire, simple d’utilisation et efficace.

Google Keep

Il existe de nombreux utilitaires facilitant le quotidien, tels que des pense-bêtes virtuels. Citons par exemple Google Keep, un pense-bête plus sophistiqué que Simple Sticky Notes.

Google Keep est une application de prise de notes développée par Google. Elle est disponible à la fois sur le Google Play d’Android, l’App Store d’Apple et en tant qu’application web liée à Google Drive4. Google Keep offre une variété d’outils pour prendre des notes, notamment du texte, des listes, des images et de l’audio. Les utilisateurs peuvent définir des rappels.

Google Keep fait concurrence à Evernote, une application multi-supports, et à Microsoft OneNote, inclus pour sa part dans les logiciels Office.

Google Keep est maintenant également décliné en application pour le navigateur web Google Chrome.

Vous avez la possibilité d’enregistrer vos idées lorsque vous naviguez sur Internet. L’application permet de sauvegarder des notes sous forme de texte, de créer des listes et d’insérer des images pour illustrer vos notes.

Vous pouvez associer un code couleur à vos notes afin de les différencier. Ces-dernières sont automatiquement sauvegardées et synchronisées avec l’interface en ligne de Google Keep (dans le cloud) afin de les retrouver sur Google Drive mais aussi sur l’application Android de Google Keep.

Enfin, signalons la présence d’un moteur de recherche qui permet la recherche de notes par mot-clé.

Google Keep est une solution intéressante pour créer des notes et les retrouver partout.

Organisez vos rendez-vous et réunions

Framadate

Framadate est un outil de création de sondages et de planification de rendez-vous. Il est utilisable sans inscription. C’est une alternative gratuite à Doodle, l’un des outils de référence en termes d’organisation d’événements.

Les sondages « dates » vous permettent de déterminer collaborativement la date et l’heure (le lieu, les modalités…) d’une réunion qui conviennent à tous et à toutes.

Une fois le sondage renseigné par tout le monde, le meilleur créneau horaire (c’est-à-dire celui qui arrange le plus de participants) est mis en avant. Il est ainsi facile de déterminer quelle est la meilleure date et la meilleure heure pour organiser une réunion.

Plusieurs paramétrages sont possibles :

- Ajout d’un nombre illimité d’horaires pour chaque jour (minimum 2).

- Ajout d’un nombre illimité de jours (avec minimum 1 créneau horaire par jour).

- Ajout d’une description de l’événement.

- Modification de la date d’expiration du sondage.

Une fois que le sondage est prêt, il se partage aux participants sous forme de lien URL. Le créateur peut choisir de le rendre public, ou de lui assigner un mot de passe nécessaire pour y accéder.

Framadate comporte quelques limitations :

- Un sondage a une durée de vie de 180 jours (par défaut).

- Après expiration, vous aurez 2 mois pour prolonger votre sondage avant sa suppression définitive de la base de données Framadate.

Cas pratique : Doodle à la loupe - organiser et planifier

Doodle est un site web de planification et de sondage créé en 2008 par la société suisse Doodle AG.

Il vous permet de planifier, d’organiser, de convier votre réseau aux différents événements. Il est très utilisé dans le milieu de l’enseignement et de la formation afin que les professeurs se coordonnent sur des réunions ou encore des événements. Lors de la gestion d’un projet, Doodle vous permet de vous rencontrer et surtout d’organiser l’état d’avancement du projet.

Créer un compte Doodle

Les comptes utilisateurs sont facultatifs, mais recommandés pour une planification encore plus rapide.

Connectez-vous sur le site http://doodle.com/fr/ Cliquez sur « Créer votre compte ».

Inscrivez-vous avec votre compte Google, votre compte Microsoft, votre profil Facebook ou bien avec un e-mail.

Créer un événement et le planifier

Cliquez sur « Créer un Doodle » puis complétez les rubriques.

Définissez les jours de l’événement. Cliquez sur un jour dans le calendrier pour le sélectionner.

Renseignez ensuite un ou plusieurs horaires pour chaque date choisie à l’étape précédente.

Définissez les paramètres du sondage.

Indiquez aux participants qui vous êtes : renseignez votre nom et votre adresse e-mail.

Proposez l’événement en cliquant sur « Terminer ».

Envoyez une invitation aux personnes de votre choix manuellement depuis votre messagerie électronique en envoyant le lien Doodle à ceux que vous voulez inviter.

Ou bien envoyez l’invitation via Doodle en renseignant les adresses e-mail des destinataires.

Les participants se positionnent sur les dates proposées en fonction de leurs disponibilités Vous pouvez ainsi choisir la date où il y a le plus de votants. Vous mettez fin à l’événement quand vous le souhaitez.

Organiser un sondage

Cliquez sur « Faire un choix » puis renseignez les rubriques.

Entrez ensuite vos options.

Envoyez une invitation aux personnes de votre choix manuellement depuis votre messagerie électronique en envoyant le lien Doodle aux participants au sondage.

Ou bien envoyez l’invitation via Doodle en renseignant les adresses e-mail des destinataires du sondage.

Les participants choisissent parmi les options proposées.

Il vous suffit de retenir les options qui ont reçu le plus de voix dans le sondage.

Avantage

Si vous le souhaitez, il est possible d’utiliser Doodle sans inscription ni connexion, tant pour le créateur du sondage que pour les participants. Vous ne conserverez alors pas l’historique de vos événements et de vos sondages.

Inconvénient

Son succès a conduit les créateurs à intégrer des publicités parfois très envahissantes (sauf pour les comptes premium).

Service premium

La formule Pro est proposée au prix de 6,95 € par mois pour un utilisateur avec un paiement annuel.

Elle vous donne accès aux options suivantes :

- Aucune publicité.

- Synchroniser les réunions avec les calendriers.

- Dates limites et rappels.

- Intégration Zapier.

- Intégration Zoom.

- Intégration de Microsoft Teams.

- Intégration Cisco Webex.

- Complément Outlook.

- Page de réservations.

- Logo et image de marque personnalisés.

La formule Team coûte 8,95 € par utilisateur et par mois avec un paiement annuel.

La formule Entreprise propose un environnement personnalisé pour les organismes qui nécessitent une personnalisation, un contrôle et un soutien plus poussés.

Témoignage

Antoine Louis - CEO KEEP IN TOUCH

« Dans un monde de plus en plus digitalisé ces outils prennent une valeur considérable ! Étant issu de l’univers de la grande distribution et ayant créé un cabinet de recrutement en 2018, j’ai pu constater l’accélération de l’utilisation d’outils de plus en plus digitaux permettant d’automatiser une foule de tâches redondantes et sans valeur ajoutée (échanges multiples pour prise de rendez-vous, to do list et agenda sur papier…). Ces aides numériques s’ajoutent aux logiciels métier et deviennent très pertinents pour réussir à accélérer et surtout optimiser l’accélération de son activité.

Au départ, il me semblait normal et automatique d’appeler les futurs candidats ou leur envoyer un mail avec mes disponibilités pour les recevoir ou les appeler. S’ensuivait un échange plus ou moins direct et long de disponibilités, d’arrangements d’agendas pour parvenir à un « accord ». Et puis j’ai connu Calendly…

Pour commencer, l’utilisation d’un agenda en format électronique est un incontournable pour gérer son temps partout, tout le temps ! Lier cet agenda avec Calendly est très facile et peu coûteux par rapport au gain de temps généré.

Pour ma part, j’inclus un lien Calendly, que je peux personnaliser en fonction de l’échange et de sa nature, dans l’intégralité de mes échanges sur tous les canaux possibles de communication (mail, messages Linkedin, SMS…). Cela m’évite de nombreux appels, messages, mails souvent sans réponse. Mes correspondants peuvent ainsi se positionner en fonction de leurs disponibilités et alimenter mon agenda automatiquement. J’estime le gain en temps à au moins 45 minutes par jour, ce qui, au bout d’une semaine, vous fait gagner une demi-journée… Soit, au bout d’un an, plus d’un mois de travail ! Cela laisse rêveur mais c’est une réalité.

Dans le même temps, il m’a semblé opportun d’optimiser mes tâches quotidiennes sous forme de to do lists digitales. Todoist me permet de gérer mes tâches redondantes en automatisant les rappels quotidiens, hebdomadaires ou mensuels, mais aussi de visualiser en mode projet mes missions. Ici aussi, il y a un véritable gain en temps et surtout en productivité sur l’exploitation des temps forts et faibles de la journée et la redondance de certaines missions. Ce gain de temps, plus difficile à estimer in fine est réel et, à mon sens, de l’ordre de plusieurs semaines par an.

La crise du Covid-19 a rebattu les cartes et fait comprendre aux derniers réticents de la digitalisation qu’il est possible de « muscler » ses outils digitaux, d’automatiser des flux redondants et de gagner du temps… Le temps est une vraie richesse de l’entrepreneur, et, des outils comme Todoist ou Calendly lui permettent d’économiser du temps qu’il consacrera à la richesse de l’échange humain… Pour ma part, chez KEEP IN TOUCH, cela m’a permis de me concentrer sur la valeur humaine des talents que je rencontre… »